Главная страница
qrcode

Памятка по работе с информацией для директора. Алгоритм создания документа


Скачать 47.98 Kb.
НазваниеАлгоритм создания документа
Дата11.08.2019
Размер47.98 Kb.
Формат файлаdocx
Имя файлаПамятка по работе с информацией для директора.docx
ТипДокументы
#62545
Каталог

Алгоритм создания документа.

Основной алгоритм.
Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящён ваш документ. Изучите своего адресата.
  • Сформулируйте цель документа.
    Задайте себе вопрос: «Какую именно реакцию на свой документ я хочу получить от адресата?». Ответ на этот вопрос и есть цель документа.
  • Запищите цель.
    Составьте список мыслей, которые вы хотите донести до адресата.
    Сформулируйте каждую мысль одним коротким предложением либо представьте ее в виде графика, схемы или таблицы.
  • Структурировать и выделять главные мысли пока не нужно. Порядок пересечения мыслей – произвольный.
    Создайте структуру документа.
    Если есть возможность, спросите первое лицо, на какие вопросы он/она хочет увидеть ответ в вашем документе.
  • Воспользуйтесь принципом пирамиды или структурируйте документ с помощью вопросов.
    Организуйте информацию в соотвествии с созданной структурой.
    Сгруппируйте мысли по темам.
  • Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).
  • Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальные.
  • Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.
  • Соберите или сформулируйте недостающую информацию. Если необходимо, уточните цель документа.
  • Напишите связанный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).
  • При необходимости создайте выжимку (Executive Summery).
  • Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. Вкладку). Скорректируйте, упростите и сократите.
  • Дайте документу и выжимке немного отлежаться, а затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя. Внесите правки.
    Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете, и отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию.

    Вариант: воспользуйтесь услугами корректора, дизайнера.
    Последовательность действий важна. Очень часто терпят неудачу потому, что взялись за создание документа «не с того конца». Например, они могут попытаться сразу написать связанные текст (шаг 7) и лишь затем задаются вопросом о цели
    (шаг 2) и структуре (шаг 4). В этом случае автору придётся сделать много лишней работы, и итоговый продукт будет напоминать «потоке сознания», а не хорошо структурированный, краткий и содержательный документ.

    Другая распространённая ошибка – смешение творческого и критического мышления. Шаги с 1 по 8 в основном требуют творческого (созидательного) мышления. На этой фазе процесса слишком строгая самокритика или критическое замечания других тормозят работу, сковывают, а не помогают. Шаги с 9 по 10, напротив, требуют максимально критического отношения к уже созданному творению. Это фаза процесса связана с улучшением сделанного, а не созданием нового. Следует своевременно переключаться между творческим и критическим режимами и не допускать доминирования «неправильного» мышления в конкретной фазе работы.

    Представленный алгоритм предназначен для ситуации, в которой вы сами можете поставить цель и создать структуру документа. Когда от Вас требуется создать типовой отчёт или предложение, цель и структура которых заданы шаблонном, первые шаги будут несколько иными.

    Вариант алгоритм при использовании шаблона структуры.

    Соберите и проанализируете информацию потому вопросу, которому будет посвящён ваш документ. Изучите своего адресата.
  • Уточните, детализируйте цель документа.
  • Выберите подходящий шаблон.
  • Организуйте информацию в соответствии с шаблоном (заданной структурой).
    Сгруппируйтесь мысли по темам (раздаём).
  • Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).
  • Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.
  • Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.
    Соберите или сформулируйте недостающую информацию. (Дальнейшие шаги полностью повторяют основной алгоритм).
  • Напишите связный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).
  • При необходимости создайте выжимку (Executive Summary).
  • Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. Вкладку). Скорректируйте, упростите и сократите.
  • Дайте документ и выжимке немного «отлежаться», затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя. Вносите поправки.

    Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете, и отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию.

    Вариант: воспользуйтесь услугами корректора, дизайнера.
    Советы первому лицу: что сделать для того, чтобы получать хорошие отчеты и предложения.
    Совет, как реализовать эффект:
    Уточняете свои запросы к авторам документов. Если инициатор коммуникации вы, сообщите автору, ответ на какие конкретные вопросы вы хотите получить в документе.
  • Если это уместно, сообщите также, как и для чего вы будете использовать полученную информацию.
  • Запишите или продиктуйте свои вопросы и соображения секретарю и отправьте их автору документа.
  • Повышение качества документов;

    Сокращение количества бессмысленных отчетов и предложении, не содержащих нужной вам информации.
    Введите правила:
    Письменно на одном листе А4 изложите свои требования к авторам: что вы хотите и чего не хотите видеть в отчетах, запросах и предложениях, которые к вам поступают?
  • Распространите эту информацию среди тех, кто вам пишет.
    Задайте образцы:
    Распространите в своей организации обезличенные варианты отчетов, запросов и предложений, которые вы считаете образцовыми, очень хорошими.
  • Дополнительный вариант: вместе с хорошими распространите примеры плохих документов (как не надо писать).
    Введите стандартные образцы:
    Поручите разработать стандартные шаблоны для типовых документов (ежемесячных, ежеквартальных, годовых отчетов, докладов о выполнении поручений на правлении или совете директоров, типовых запросов к вам) и побуждайте авторотам использовать их.
  • Экономия вашего времени: вы быстрее разберётесь в документе, структура которого вам знакома.
  • Повышение качества документов.
    Получая отчеты, запросы и предложения, находите несколько минут, чтобы дать автору обратную связь.
    Не просто говорите «Я не согласен, мы так делать не будем». Скажите, с чем именно вы не согласны.
  • Чего не хватало автору, чтобы получить от вас желаемую реакцию.
    Если Вам понравился отчёт или предложение, не просто говорите «Все хорошо».
    Скажите, что именно автор сделал правильно, эффективно. Что убедило Вас дать желаемую реакцию?
    Вывод:

    Авторы развиваются и улучшают свои навыки создания документа для первого лица.

    Занятость
  • Масштабность мышления
  • Нацеленность на результат и нежелание ждать
  • Прагматизм
  • Критичность
    Лишнее – все, что не относится к цели и главными мыслям
  • Выжимка (executive summery)
    Ментальная карта

    Особенности первых лиц Как писать предложения и отчеты для первых лиц.
    Цель – это желаемая реакция на сообщение
  • Предлагать не слишком много и не слишком мало
  • У каждого этапа решения своя цель
  • Польза для адресата
    Структура Пирамида
  • Главные мысли в начале
  • Шаблоны
  • Логика ответов на вопросы


    Цель документа


    Хороший текст


    Цена вопроса и размер отдачи
  • Цифры, факты и бенчмарки
  • «Умное упрощение»
  • Понятный язык


    Краткость
    Алгоритм создания документа
    Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящён Ваш документ. Изучите своего адресата.
  • Сформулируйте цель документа.
    Задайте себе вопрос «Какую именно реакцию на свой документ Я хочу получить от адресата?». Ответ на этот вопрос и есть цель документа. Запишите цель.
      Составьте список мыслей, которые Вы хотите донести до адресата.
      Сформулируйте каждую мысль одним коротким предложением либо представьте ее в виде графика, схемы или таблицы. Структурировать и выделить главные мысли пока не нужно. Порядок перечисления мыслей – произвольной.
        Создайте структуру документа.
        Если есть возможность, спросите первое лицо, на какие вопросы он/она захочет увидеть ответ в впишем документе. Воспользуйтесь принципом пирамиды или структурируйте документ с помощью вопросов.
          Организует информацию в соответствии с созданной структурой.
          Сгруппируйте мысли по темам.
        1. Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).
        2. Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.
        3. Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.
          Соберите или сформулируйте недостающую информацию. Если необходимо, уточните цель документа.
        4. Напишите связанный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).
        5. При необходимости создайте выжимку (executive summery).
        6. Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. На обороте). Скорректируйте, упростите и сократите.
        7. Дайте документу и выжимке немного «отлежаться», затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя.
        8. Отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию.
          Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете, и отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию.

          Вариант: воспользуйтесь услугами корректора, дизайнера.

          Критерии проверки документа

          Заполняйте копию этого бланка при подготовке документов



          Хорош/Да
          Можно улучшить/Почти
          Плохо/Нет
          Неприменимо
          Важность темы.

          Тема, которой посвящён документ важна, заслуживает внимания адресата – первого лица.






          Цель документа








          Ясно, какую реакцию автор предлагает адресату








          Цель документа адекватна по масштабу








          Цель документа соответствует текущему этапы решения проблемы/задачи








          Документ полезен адресату, помогает ему принимать важные решения








          Структура документа








          Главные мысли документа понятны практически сразу








          Все главные мысли работают на цель документа








          Главных мыслей в документе не слишком много








          Структура документа соответствует принципалу МЕСЕ








          Структура документа удобна читателю








          Подпункты раскрывают и иллюстрируют главные мысли








          Содержание документа








          Цена вопрос и размер отдачи ясны для каждого из вариантов действий и решений, рассмотренных в документе








          Аргументы, приводимые автором в поддержку своей позиции, убедительны и могут выдержать критику первого лица








          Документ содержит достаточно конкретики








          Документ соответствует принципу умниц простоты








          Документ написан понятным языком








          Документ краткий








          Выжимка документа (если используется)








          Выжимка передаёт все главные мысли основной документа








          Выжимка будет понятна адресату, не читавшему основной документ








          Выжимка заснимет не более страницы А4








          Какова вероятность (0-100%) того, что документ в существующем виде достигнет поставленной цели и первое лицо отреагирует на него заёмным образом? ______ %

          Какие важные критические замечания Вы бы высказали автору на месте адресата, причитающего документ? Каков ответ на эти замечания? Содержится ли он в документе? Должен ли содержаться? Если да, то где?


          Что ещё можно изменить или улучшить в документе, чтобы повысить вероятность получить желаемую реакцию адресата – достичь поставленной цели документа?

          перейти в каталог файлов


  • связь с админом