Техника Помидора (Pomodoro Technique) Франческо Цирилло (by Francesco Cirillo)

Техника Помидора
11
©Francesco Cirillo
10/19/2006
Заказать пиццу
Рисунок 2.13 План на Сегодня (To Do Today Sheet): Неотложное внутреннее отвлекание
До этого момента Помидор не был прерван. Он продолжает тикать и Иван продолжает работать, разобравшись с отвлеканиями. Очевидно, что на отвлекания должно затрачиваться как можно меньше времени, не более нескольких секунд. Иначе – Помидор должен быть прерван или пропущен. В итоге Помидор звенит. Иван записывает «Х» и делает небольшой перерыв (Рисунок 2.14).
План на Сегодня
Москва, 13 февраля
2012 Иван Иванов
Написать заметку «Как изучить музыку» (макс 10 слайдов)
’ ’
X X
Доводка – вычитка вслух «Как изучить музыку»
Сократить «Как изучить музыку» до 3 слайдов
НЕЗАПЛАНИРОВАНО И СРОЧНО
Заказать пиццу
Рисунок 2.14 План на Сегодня (To Do Today Sheet): Неотложное внутреннее отвлекание, второй
Помидор
Когда Иван должен заказать пиццу? Это зависит от степени срочности которую он ощущает, Иван может заказать пиццу в своем любимом месте сразу же или ждать окончания сессии из четырёх Помидоров. В любом случае степень безотлагательности очевидна. Иван решает приступить к следующему Помидору. Восемь потенциальных отвлеканий ожидают
Ивана в течение третьего Помидора, но к счастью он разобрался со всеми: он классифицировал одну активность как несрочную и записал её в Список Задач (Activity Inventory List); Иван решил определить все остальные отвлекания как безотлагательные (Рисунок 2.15).
План на Сегодня
Москва, 13 февраля
2012 Иван Иванов
Написать заметку «Как изучить музыку» (макс 10 слайдов)
’ ’ ’ ’ ’ ’ ’ ’ ’ ’
X X
Доводка – вычитка вслух «Как изучить музыку»
Сократить «Как изучить музыку» до 3 слайдов
НЕЗАПЛАНИРОВАНО И СРОЧНО
Заказать пиццу
Выбрать велосипед для покупки
Прочитать заметку про изучение музыки в Азии
Посмотреть в Интернете мартовские джазовые события в
Москве
Проверить почту
Заказать Китайской еды
Привести в порядок ящики стола
Заточить карандаши
Рисунок 2.15 План на Сегодня (To Do Today Sheet): Несколько неотложных внутренних отвлеканий
Безотлагательность/срочность перечисленных действий может вызвать усмешку у некоторых. Но это то как Иван оценивает их. Ключевой момент Техники в том, что много полезных и забавных вещей приходят на ум, но мы принимаем осознанное решение не делать их прямо сейчас, во время текущего Помидора. Читая различные записанные дела и данную им степень безотлагательности мы видим, насколько подвижен наш разум и как тяжело сохранить

Техника Помидора
12
©Francesco Cirillo
10/19/2006 фокус на текущем деле. Зачастую количество и разнообразие возникающих внутренних отвлеканий является симптомом нашего страха перед неудачей в завершении текущего дела.
Не должно удивлять то, что многие из этих отвлечений позже оказываются не срочными даже для того кто записал их. Скорее всего, в конце Помидора или текущей активности/дела или дня, несколько помеченных как безотлагательных дел будут обработаны иным образом.

Они будут помещены в Список Задач (Activity inventory). Велосипед можно выбрать и завтра.

Они будут сделаны в длинный перерыв. Это как раз то время чтобы посмотреть мартовские джазовые концерты в Москве, например.

Они будут удалены. Иван в самом деле хочет заказать и пиццу и спрингроллы
(блинчики с начинкой) и пекинскую утку? Он поймет, что не хочет заказывать чего либо, и поест в конце дня.
Наш разум уже другой (находится в другом состоянии) в тот момент когда мы перечитываем записанные нами пункты по окончанию Помидора или четырех, или в конце дня и иногда это вызывает удивление. Действительно срочные дела всегда выделены в листе План на Сегодня. Цель Техники Помидора – быть уверенным, что текущий помидор не будет прерван этими активностями. Взамен этого доступны следующие варианты:

Они могут быть сделаны в течение следующего Помидора (измеренного
Помидором), вместо других дел.

Они могут быть перепланированы на какое-то другое время в течение дня, вместо других дел.

Они могут смещаться от Помидора к Помидору, если возможно, до конца дня.
Это помогает научиться распознавать то, что по настоящему безотлагательно.
Если и когда незапланированные срочные действия выполнены в течение дня, соответствующие Помидоры должны быть помечены в относящимся к ним месте (Рисунок
2.16). Во всех обсуждаемых случаях отвлекания обоснованно можно считать управляемыми.
Заметьте, что механизм работы с отвлеканиями изменяет зависимость от внутренних отвлечений и последовательно делает эти отвлекания зависимыми от Помидоров в которые мы решаем их поместить.
План на Сегодня
Москва, 13 февраля
2012 Иван Иванов
Написать заметку «Как изучить музыку» (макс 10 слайдов)
’ ’ ’ ’ ’ ’ ’ ’ ’ ’
X X
Доводка – вычитка вслух «Как изучить музыку»
Сократить «Как изучить музыку» до 3 слайдов
НЕЗАПЛАНИРОВАНО И СРОЧНО
Заказать пиццу
Выбрать велосипед для покупки
Прочитать заметку про изучение музыки в Азии
X
Посмотреть в Интернете мартовские джазовые события в
Москве
Проверить почту
Заказать Китайской еды
Привести в порядок ящики стола
Заточить карандаши
Рисунок 2.16 План на Сегодня (To Do Today Sheet): Незапланированная активность завершена в
течение дня
Если вам нужно прервать Помидор, по причине сильного искушения или по причине чего-то действительно срочного, нужно сделать одну вещь: пропускайте (погасите) текущий

Техника Помидора
13
©Francesco Cirillo
10/19/2006
Помидор, даже если он должен скоро прозвонить. (Правило: Помидор Неделим.) Затем поставьте апостроф в том месте где отмечаете Помидоры для того чтобы отследить прерванный Помидор. Очевидно, что вы не можете пометить незаконченный Помидор – который не прозвенел, знаком «Х». Так что сделайте пятиминутный перерыв и начните новый
Помидор.
Следующий Помидор Пойдет Лучше.
Первая цель в достижении прекращения отвлеканий, знать число и типы внутренних
отвлеканий. Замечайте их, принимайте их, и планируйте или удаляйте их как считаете
нужным.
2.2.3.
Внешние
отвлекания
–
нас
отвлекают
Люди работающие с другими людьми могут быть отвлечены: ваш сосед по парте просит вас объяснить параграф или предлагает пойти в кино после ужина; телефонный звонок был неправильно перенаправлен секретарем; коллега спрашивает вас когда вы закончите отчет; почтовая программа постоянно пищит каждый раз когда поступает новое сообщение. Что вы должны делать?
Внешние отвлекания взывают к умению «защищать» тикающий Помидор. До теперешнего момента основной сложностью было устранить внутренние отвлекания. Теперь появляется риск, что кто-то извне помешает вам в удовольствии поставить еще один Х в вашем листе План на Сегодня.
Основная разница между внутренними и внешними отвлеканиями в том, что во втором случае нам необходимо взаимодействовать с людьми: нам необходимо общаться. Механизм обращения с внешними отвлеканиями такой же как и с внутренними: инвертировать зависимость от отвлеканий и сделать их зависимыми от нас.
Несколько примеров будут полезны для разъяснения того, что мы должны сделать.
Входящий звонок может быть перенаправлен на автоответчик и позже можно прослушать сообщение. Прием email можно настроить таким образом, чтобы при поступлении новых сообщений не было никаких сигналов. Если подходит коллега или напарник по учебе вы можете вежливо сказать, что вы сейчас заняты и не можете отвлекаться. (Некоторые люди говорят в юмористическом тоне – «Я в середине Помидора».) После чего сказать, что вы перезвоните через 25 минут или через несколько часов или завтра, в зависимости от того насколько вопрос срочен.
По опыту, по настоящему срочные чрезвычайные ситуации редки в реальной жизни.
Двадцатипятиминутный или двухчасовой перерыв (четыре Помидора) почти всегда возможен для дел которые считают срочными. Этот перерыв обычно не мешает человеку, которых хочет пообщаться с вами, но дает вам огромное преимущество с точки зрения эффективности работы вашего разума, закончить активности над которыми вы работали и перепланировать срочные задачи. На практике вы увидите как, зачастую срочные, активности могут быть отложены до следующего дня, без ущерба для обращающегося с просьбой.
Итак, Защищать Помидор означает: информировать эффективно, переговорить быстро о перепланировании отвлекания, как и договаривались - перезвонить человеку кто отвлекал вас. Стратегия «Информировать, Переговаривать, Перезванивать» позволяет вам контролировать внешние прерывания просто перепланируя их в последующие Помидоры этого же или другого дня в зависимости от степени срочности. Зависимость инвертирования для отвлеканий возложена на этот механизм: мы больше не зависим от отвлеканий, отвлекания зависят от нас (т.е. мы выделяем Помидоры для этого).
Обратная связь от тех кто начал применять Технику Помидора зачастую одинакова: они узнают, что они могут иметь до 10 или даже 15 внешних отвлеканий на протяжении одного Помидора (25 минут). Когда люди отвлекающие вас замечают, что вы и правда перезваниваете им, а не просто выталкиваете их, это не занимает много времени заметить что привычные отвлекатели на самом деле так же защищают Помидоры. Многие люди которые

Техника Помидора
14
©Francesco Cirillo
10/19/2006 работают с использующими Технику Помидора говорят, что у них есть ощущение, что они работают или учатся с людьми которые умеют ценить своё время. В практических терминах, обходитесь с этим типом прерываний так же как и с внутренними. В таком случае, также, мы работаем на два фронта одновременно:

Делайте эти отвлекания четко видимыми. Каждый раз когда кто-то или что-то пытается прервать Помидор, ставьте прочерк (-) на листе где вы записываете ваши Помидоры, применяйте стратегию «Информировать, Переговаривать,
Перезванивать». Затем делайте одно из перечисленного: o
Запишите новую активность в лист План на Сегодня под
Незапланированно и Срочно если это нужно План на Сегодня, добавляя в скобках крайний срок на полях слева. o
Запишите это в Список Задач с пометкой «Н» (незапланированно); если необходимо - добавьте крайний срок

Приложите усилия к завершению текущего Помидора. После того как вы поставили прочерк, продолжайте работать над текущей задачей до тех пор пока
Помидор не прозвонит.
Таким образом, вы достигаете цели запоминания обязательств, которое взяли на себя, как и измеряете ежедневные внешние отвлекания, не прерывая Помидора. Пример ниже показывает два внешних отвлекания обработанных разными способами во время второго
Помидора при написании заметки Как изучить Музыку (Рисунок 2.17 и Рисунок 2.18)
План на Сегодня
Москва, 13 февраля
2012 Иван Иванов
Написать заметку «Как изучить музыку» (макс 10 слайдов)
– –
X X
Доводка – вычитка вслух «Как изучить музыку»
Сократить «Как изучить музыку» до 3 слайдов
НЕЗАПЛАНИРОВАНО И СРОЧНО
[15:40] Отправить черновик заметки Луке
Рисунок 2.17 План на Сегодня (To Do Today Sheet): Незапланированная неотложная активность.
Список Задач
Иван Иванов
…
Н[19 февраля]
Назначить встречу с Маэстро Кулибиным для интервью
…
Рисунок 2.18 Список Задач (Activity Inventory List): Незапланированная активность с крайним сроком.
Если Помидор должен быть прерван, как по причине слабости или по причине чрезвычайной ситуации, нужно сделать только одну вещь: пропускайте текущий Помидор даже если он вот-вот прозвонит. (Правило: Помидор Неделим.) Затем поставьте тире в том месте где отмечаете Помидоры, для того чтобы отследить прерванный («сгоревший») Помидор и запишите описание и крайний срок для активности (дела) в раздел Незапланированно и
Срочно. Затем начинайте первый Помидор для неотложного дела.
Следующий Помидор Пойдет Лучше.
Вторая цель в достижении сокращения отвлеканий состоит в том, чтобы знать число
и тип внешних отвлеканий. Преодоляйте их и перепланируйте их в зависимости от их
реальной степени срочности.

Техника Помидора
15
©Francesco Cirillo
10/19/2006
2.2.4.
Систематические
отвлекания
При применении Техники Помидора первым осязаемым результатом необходимости систематической работы с внутренними и внешними отвлеканиями будет появление
Помидоров выделенных для организационных действий (email, телефонные звонки, встречи и т.д.). Наиболее естественным и наиболее частым решением будет выделение одного Помидора в день (или более, при необходимости) для работы со срочными отвлеканиями. Механизм инвертирования зависимости применяемый для защиты текущего Помидора так же служит для преобразования отвлеканий в соответствующие формам общения Помидоры. Мы должны подчеркнуть, что пользователи Помидоров должны следовать следующим целям:

Успешно откладывать эти Помидоры в максимально возможной степени, понижая кажущуюся безотлагательность и увеличивая степень контроля и планирования над этими активностями

Постепенное снижение количества Помидоров используемых для управления отвлеканиями поступившими за день.
Люди начинающие применять Технику Помидора всегда удивляются когда они измеряют Помидоры потраченные на работу и обучение (без неуправляемых отвлеканий) и их использование для организационных активностей (которые отчасти появляются при работе с отвлеканиями). В некоторых командах, начинают не более чем 2-3 Помидора выделенных в день на человека; Оставшиеся Помидоры тратятся на встречи, телефонные звонки и электронную почту.
2.2.5.
Записывание
:
Качественная оценка ошибок
планирования
Просматривайте активности записанные в течение дня и помеченные «Н» в листе Список
Задач и те которые записаны в разделе Незапланированно и Срочно в листе План на Сегодня.
Делая это при планировании вы можете идентифицировать количество и тип действий которые наиболее эффективны для достижения конкретной цели. Чем больше будет число незапланированных активностей, тем больше будет качественных ошибок в ваших изначальных прикидках. Так, можете замерить незапланированные активности затраченные на достижения определенной цели. На самом деле вы можете также включить полное число внутренних и внешних отвлеканий в Лист Записи для наблюдения за ними и попытаться уменьшать их со временем.
2.3.
Цель
III.
Оценить необходимые усилия
для активностей
Как только вы начнете осваивать метод и достигните первых двух целей, вы можете начать работать над количественными оценками. Долгосрочная цель здесь состоит в том, чтобы успешно предсказать усилия которые необходимы для завершения активности.
На листе Список Задач перечислены все дела/активности которые должны быть сделаны. Эти задачи поступают в процессе планирования, который необходим для идентификации путей достижения ваших целей (например в начале проекта) и для работы с отвлеканиями. Некоторые активности престают быть нужными со временем, так что, они могут быть удалены из Списка.
В начале каждого дня, оцените сколько Помидоров займет каждое дело в Списке. Если необходимо, пересматривайте предыдущие оценки. Записывайте предполагаемое количество
Помидоров в соответствующей строке (Рисунок 2.19). Помидорная оценка фактически представляет число Помидоров необходимых для определенного количества людей для

Техника Помидора
16
©Francesco Cirillo
10/19/2006 завершения активности/дела. Так что это мера усилий. Однако, в простом примере ниже, количество Помидоров всегда относится к одному человеку.
Список Задач
Маша Иванова
…
Ответить на вопросы по термодинамике в главе 2 2
Повторить законы термодинамики вслух Петру
3
Подытожить законы термодинамики, записать
3
Позвонить Лене: пригласить её на семинар по термодинамике
Позвонить Петру: когда он вернет мне мой ноутбук!?
Написать Email Коле: как он сделал задачу 2, стр.24
…
Рисунок 2.19 Список Задач (Activity Inventory Sheet): Дневная оценка.
Оценки всегда должны базироваться на полных Помидорах, поэтому 5½ Помидоров не разрешаются. В таком случае, учитывайте 6 Помидоров. Если оценка более 5-7 Помидоров, это означает, что данная задача очень сложна. Лучше разбить её на несколько задач; оценить данные задачи раздельно и записать их на нескольких строках в Список Задач (Activity
Inventory List). Правило: Если что-то занимает более 5-7 Помидоров, Раздели Это. Поступая так, мы не только упрощаем конкретную задачу, но и делаем процесс оценки более точным.
Данный эффект усиливается когда в разбивание включаются усложненные виды деятельности, а не простые небольшие дела.
Если оценка меньше одного Помидора (например позвонить Лене и пригласить её на семинар по термодинамике или позвонить Петру с просьбой вернуть ноутбук), подобные задачи должны быть скомпонованы до тех пор пока для их выполнения не потребуется один
Помидор. Правило: Если Это Занимает Меньше Одного Помидора - Дополни, есть два варианта для задач оцениваемых меньше чем один Помидор.

Найти и скомпоновать подобные задачи на листе Список Задач (Activity
Inventory List) пока они не займут целый Помидор (Рисунок 2.20)

Оставить задачу без оценки и с пометкой, что вы скомпонуете её с другой задачей когда заполните её в листе План на Сегодня.
Список Задач
Маша Иванова
…
Ответить на вопросы по термодинамике в главе 2 2
Повторить законы термодинамики вслух Петру
3
Подытожить законы термодинамики, записать
3
Позвонить Лене: пригласить её на семинар по термодинамике
Позвонить Петру: когда он вернет мне мой ноутбук! +
Позвонить Андрею: купить билеты на концерт?
1
Написать Email Коле: как он сделал задачу 2, стр.24
…

перейти в каталог файлов